Instrucciones para la Eliminación de Datos de Usuario

1. Identificación del Titular y Marco Jurídico

El presente documento establece la política y las instrucciones técnicas y operativas para la supresión y eliminación de datos personales tratados por la plataforma tecnológica NeoStaff (https://www.neostaff.tech/).

En estricto cumplimiento del artículo 10 de la Ley 34/2002 (LSSI-CE), el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y los requisitos de Meta Platforms para aplicaciones empresariales conectadas a la WhatsApp Business Platform, se informa que la titularidad del servicio corresponde a:

• Titular: Ronny Mendoza, empresario individual, actuando bajo la marca comercial NeoStaff.
• NIF: 13413429J
• Domicilio social: Palafolls (Barcelona), España.
• Canal oficial de privacidad: hello@neostaff.tech
• Aviso Legal completo: Disponible en https://www.neostaff.tech/aviso-legal.

2. Delimitación de Roles RGPD (Responsable vs. Encargado)

Para garantizar un tratamiento transparente y jurídicamente fundado, es indispensable distinguir la naturaleza de los datos en función de la relación jurídica de cada persona con NeoStaff:

A. Clientes Directos de NeoStaff (NeoStaff como Responsable del Tratamiento)

Aplica a las empresas, profesionales y administradores que contratan la plataforma SaaS para implementar agentes de inteligencia artificial en sus negocios. NeoStaff actúa como Responsable del Tratamiento respecto a sus datos de registro, perfil, facturación y soporte. NeoStaff tramita y resuelve directamente las solicitudes de supresión correspondientes a estas cuentas.

B. Usuarios Finales de Canales de Atención (NeoStaff como Encargado del Tratamiento)

Aplica a las personas físicas (clientes, pacientes o prospectos) que interactúan mediante WhatsApp u otros canales con un asistente automatizado gestionado por una empresa cliente de NeoStaff (por ejemplo, una inmobiliaria, restaurante, clínica, farmacia u hotel).

En este ámbito, la empresa cliente es el único Responsable del Tratamiento y quien determina las finalidades y medios de la recogida de datos. NeoStaff actúa estrictamente como Encargado del Tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD y a nuestro Contrato de Encargado de Tratamiento (DPA).

3. Esferas de Custodia en el Ecosistema Meta / WhatsApp

En el contexto de la integración técnica con Meta Platforms (WhatsApp Business Platform / Cloud API / Embedded Signup), se diferencian con claridad tres esferas de custodia y control:

4. Procedimiento Oficial para Solicitar la Eliminación de Datos

Cualquier interesado (usuario final o cliente empresarial) puede iniciar formalmente el procedimiento de supresión de datos remitiendo una solicitud a nuestro canal centralizado:

Información Mínima Necesaria para Tramitar la Solicitud

Con el fin de localizar los datos con exactitud y evitar la supresión indebida de información ajena, solicitamos únicamente los datos estrictamente indispensables:

• Para clientes de la plataforma SaaS (Empresas): Correo electrónico asociado a la cuenta de usuario en NeoStaff y razón comercial del negocio.
• Para usuarios finales (Personas que conversaron por WhatsApp): Número de teléfono completo con prefijo internacional (ej. +34... / +591...) y el nombre comercial del negocio con el que se mantuvo la comunicación.
• Descripción de la petición: Especificación de si se solicita la baja total de la cuenta, la supresión del historial conversacional o la desconexión de integraciones.

Principio de Seguridad y Minimización: NeoStaff nunca solicitará contraseñas, datos bancarios completos, pines de acceso ni documentación confidencial para procesar una solicitud de supresión.

5. Desconexión y Revocación de Permisos de Meta / WhatsApp

Si una empresa cliente desea desconectar los servicios de NeoStaff de su entorno corporativo de Meta, puede ejecutar las siguientes acciones:

• Revocación directa desde Meta Business Suite: El administrador de la empresa puede acceder a su Configuración del Negocio en Meta, dirigirse a la sección de Integraciones / Aplicaciones conectadas y revocar el acceso previamente concedido a la aplicación de NeoStaff.
• Desconexión a través de soporte: Remitiendo una solicitud a hello@neostaff.tech solicitando la baja técnica de la integración. En este caso, el equipo técnico de NeoStaff procederá a eliminar las credenciales de API en nuestro poder, cancelar las suscripciones a webhooks y dar de baja los registros del servicio asociados.

6. Procedimiento Interno tras la Recepción de la Solicitud

Una vez recibida la comunicación por correo electrónico, el equipo de operaciones y privacidad de NeoStaff aplicará el siguiente protocolo:

1. Acuse de recibo y validación de legitimidad: Se confirma la recepción del mensaje y se verifica razonablemente que el solicitante ostenta la titularidad del correo o del número de teléfono remitido.
2. Localización técnica de la información: Se identifican todos los registros vinculados en los sistemas de almacenamiento seguro de NeoStaff.
3. Coordinación (cuando aplique): En caso de usuarios finales de un canal corporativo, se da traslado al cliente empresarial Responsable del Tratamiento para dar curso a la instrucción documentada correspondiente.
4. Supresión o anonimización irreversible: Se procede al borrado seguro de los registros, configuraciones o metadatos en las bases operativas de NeoStaff, o a su completa anonimización cuando proceda.
5. Notificación de confirmación: Se remite un correo formal al solicitante confirmando la conclusión de las actuaciones.

7. Plazos de Respuesta y Ejecución (Art. 12.3 RGPD)

En estricto cumplimiento del artículo 12.3 del Reglamento General de Protección de Datos:

NeoStaff facilitará al interesado la información relativa a sus actuaciones sin dilación indebida y, en todo caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud.

Dicho plazo podrá prorrogarse hasta dos meses adicionales cuando resulte necesario, teniendo en cuenta la complejidad técnica y el volumen de solicitudes recibidas. En dicho supuesto, NeoStaff informará al interesado de cualquiera de dichas prórrogas dentro del primer mes a partir de la recepción de la solicitud, exponiendo con total transparencia los motivos de la dilación.

8. Conservación Bloqueada y Excepciones Legales

El derecho a la supresión de datos no tiene carácter absoluto cuando concurran excepciones legalmente tasadas.

Determinados documentos y registros podrán conservarse, debidamente bloqueados y sin uso operativo, durante los períodos exigidos por la normativa fiscal, mercantil, contractual, de seguridad o por otras obligaciones legales aplicables:

• Obligaciones mercantiles y contables: Los libros de comercio, facturas y justificantes mercantiles se conservarán durante un plazo de 6 años a partir del último asiento, en cumplimiento del artículo 30 del Código de Comercio español.
• Obligaciones tributarias: La documentación con trascendencia tributaria se mantendrá bloqueada durante el plazo de prescripción general de 4 años, de conformidad con el artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria.
• Seguridad y prevención del fraude: Determinados registros de auditoría técnica o incidentes de seguridad podrán conservarse durante los períodos indispensables para garantizar la integridad de la plataforma y responder ante eventuales requerimientos judiciales o de autoridades competentes.

Durante el período de bloqueo, los datos únicamente permanecerán a disposición exclusiva de jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes (en particular, la Agencia Española de Protección de Datos) para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento.

9. Contacto y Enlaces Legales Cruzados

Para cualquier duda, aclaración o consulta complementaria sobre este procedimiento o sobre nuestra arquitectura de cumplimiento de privacidad, puede dirigirse a:

• Correo de contacto: hello@neostaff.tech
• Titular: Ronny Mendoza, empresario individual (NeoStaff)
• Ubicación: Palafolls (Barcelona), España

Le invitamos a consultar el resto de nuestros documentos contractuales y de gobernanza de datos:

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