Política de Privacidad

La presente Política de Privacidad describe de forma detallada y transparente cómo NeoStaff recopila, procesa, protege y almacena los datos personales de los usuarios del sitio web https://www.neostaff.tech/ y de los clientes de nuestra plataforma SaaS.

Este documento ha sido redactado en estricto cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

1. Responsable del Tratamiento

2. Nuestro Doble Rol Legal en el Tratamiento de Datos

Dada la naturaleza de nuestra plataforma tecnológica, NeoStaff opera bajo dos figuras legales jurídicamente diferenciadas, lo cual es fundamental para delimitar responsabilidades:

a) NeoStaff como Responsable del Tratamiento

Actuamos como Responsables cuando decidimos sobre los fines y medios del tratamiento. Esto aplica estrictamente a los datos de:

• Visitantes y usuarios que navegan por nuestro sitio web.
• Leads comerciales que solicitan información.
• Nuestros Clientes directos (datos de registro, contacto de los administradores de la cuenta y facturación).

b) NeoStaff como Encargado del Tratamiento (Proveedor SaaS)

Actuamos exclusivamente como Encargados cuando procesamos datos por cuenta y orden de nuestros Clientes, incluyendo:

• Conversaciones, textos y metadatos gestionados por nuestros agentes de Inteligencia Artificial para el Cliente.
• Datos procesados a través de integraciones de terceros conectadas por el Cliente (ej. WhatsApp Business API).

Exoneración de responsabilidad: En estos casos, el Cliente actúa como único Responsable del Tratamiento frente a sus propios usuarios finales. NeoStaff tratará dichos datos limitándose a las instrucciones documentadas del Cliente, tal y como se establece en nuestro Contrato de Encargado de Tratamiento (DPA). NeoStaff no atenderá solicitudes directas de derechos de usuarios finales, derivándolas inmediatamente al Cliente responsable.

3. Categorías de Datos Personales que Recopilamos

En nuestra condición de Responsable, podemos recopilar y tratar las siguientes tipologías de datos:

• Datos identificativos y de contacto: Nombre, apellidos, correo electrónico corporativo y número de teléfono.
• Datos profesionales: Nombre de la empresa, cargo, sector de actividad y página web.
• Datos económicos y transaccionales: NIF/CIF, dirección de facturación, historial de pagos y datos bancarios o de tarjetas de crédito (procesados de forma segura a través de nuestras pasarelas de pago certificadas).
• Datos técnicos y de navegación: Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, zona horaria y datos recopilados a través de cookies (ver Política de Cookies).
• Datos de telemetría y uso del software: Registros de actividad (logs), configuraciones del panel de control y métricas de uso de la plataforma.

4. Finalidad y Base Legitimadora del Tratamiento

Tratamos los datos personales basándonos en el Artículo 6 del RGPD, para las siguientes finalidades:

• a) Prestación del servicio SaaS y Onboarding: Creación y gestión de cuentas, provisión de acceso a la plataforma, despliegue de los agentes de IA y soporte técnico continuado.
  Base legal: Ejecución de un contrato en el que el interesado es parte (Art. 6.1.b RGPD).
• b) Facturación y cumplimiento legal: Emisión de facturas, gestión de cobros y cumplimiento de nuestras obligaciones fiscales y contables.
  Base legal: Cumplimiento de una obligación legal aplicable a NeoStaff (Art. 6.1.c RGPD).
• c) Atención de consultas y soporte preventa: Gestión de los formularios de contacto, demostraciones (demos) y resolución de dudas comerciales.
  Base legal: Consentimiento expreso del usuario al remitir el formulario (Art. 6.1.a RGPD).
• d) Comunicaciones comerciales (Marketing B2B): Envío de boletines, actualizaciones de producto y ofertas sobre servicios similares a los ya contratados.
  Base legal: Interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD) para clientes activos, o consentimiento expreso para nuevos leads. En ambos casos, el usuario puede oponerse en cualquier momento.
• e) Seguridad y mejora del servicio: Análisis técnico, monitorización de la infraestructura para prevenir fraudes o ataques cibernéticos y optimización de la experiencia de usuario.
  Base legal: Interés legítimo de NeoStaff por garantizar la seguridad y mejora continua de su red (Art. 6.1.f RGPD).

5. Plazos de Conservación de los Datos

Aplicamos el principio de minimización. Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad para la que fueron recabados:

• Datos de Clientes (SaaS): Durante la vigencia de la relación contractual. Una vez finalizada, los datos de facturación se conservarán debidamente bloqueados durante 6 años para cumplir con la legislación mercantil (Código de Comercio) y 4 años para la legislación tributaria.
• Datos de contacto y Leads comerciales: Se conservarán por un plazo máximo de 12 meses desde el último contacto o hasta que el usuario revoque su consentimiento.
• Datos de telemetría y logs: Se conservarán durante un máximo de 12 meses por motivos de seguridad y auditoría.

6. Destinatarios de los Datos (Subencargados)

Para operar la plataforma SaaS, NeoStaff requiere compartir ciertos datos con proveedores de servicios altamente especializados. Seleccionamos únicamente socios que garantizan el cumplimiento del RGPD:

• Proveedores de Infraestructura Cloud y Hosting: Para el alojamiento de la web y bases de datos.
• Proveedores de Inteligencia Artificial: Acceso a APIs de terceros (ej. OpenAI) para el procesamiento del lenguaje natural.
• Proveedores de Integración de Mensajería: Meta Platforms Inc. (WhatsApp Business).
• Pasarelas de Pago: Proveedores certificados PCI-DSS para el procesamiento seguro de suscripciones.
• Herramientas de Analítica y CRM: Para la gestión interna de clientes y tráfico web.

Nota: NeoStaff formaliza con todos sus proveedores el correspondiente Contrato de Encargado de Tratamiento (Art. 28 RGPD).

7. Transferencias Internacionales de Datos

En caso de que algunos de nuestros proveedores tecnológicos procesen datos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), concretamente en Estados Unidos, NeoStaff garantiza que el nivel de protección de sus datos no se verá comprometido.

Cualquier transferencia internacional se realizará apoyándose en:

• Decisiones de adecuación de la Comisión Europea (ej. Adhesión del proveedor al EU-US Data Privacy Framework).
• La firma de las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) aprobadas por la Comisión Europea, acompañadas de medidas complementarias de seguridad.

8. Seguridad de los Datos

NeoStaff ha implementado robustas medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción:

• Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos TLS/SSL.
• Autenticación segura y control de accesos basados en el principio de mínimo privilegio.
• Entornos de bases de datos aislados y copias de seguridad recurrentes.
• Compromisos estrictos de confidencialidad firmados por cualquier personal o colaborador de NeoStaff.

9. Derechos del Usuario (Derechos ARCO+)

Como titular de los datos, usted tiene pleno control sobre su información y puede ejercer gratuitamente los siguientes derechos:

• Acceso: Solicitar confirmación sobre si estamos tratando sus datos y acceder a los mismos.
• Rectificación: Solicitar la modificación de datos inexactos o incompletos.
• Supresión (Olvido): Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines recogidos.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos, especialmente para el envío de comunicaciones comerciales.
• Limitación del tratamiento: Solicitar la suspensión temporal del tratamiento de sus datos en casos específicos.
• Portabilidad: Recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.

Puede ejercer estos derechos enviando un correo electrónico a hello@neostaff.tech e indicando en el asunto "Ejercicio de Derechos RGPD". Para consultar las directrices y el procedimiento detallado para la supresión de datos en el marco de nuestras integraciones con Meta Platforms y WhatsApp Business, consulte nuestras Instrucciones para la Eliminación de Datos de Usuario.

Asimismo, le informamos de su derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de Control competente, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) a través de su web: www.aepd.es.

10. Tratamiento de Datos e Inteligencia Artificial (Política Zero-Training)

Dada la especialidad de nuestros servicios, establecemos de forma transparente nuestras políticas de privacidad relativas a la Inteligencia Artificial:

• Privacidad del Prompt y Zero-Training: NeoStaff no utiliza los datos personales de sus clientes, ni los historiales de conversación de los usuarios finales, para entrenar, reentrenar o afinar modelos fundacionales de Inteligencia Artificial de carácter público.
• Ausencia de Decisiones Automatizadas con Efectos Legales: NeoStaff no toma decisiones automatizadas (incluyendo la elaboración de perfiles) que produzcan efectos jurídicos en el interesado o le afecten significativamente de modo similar (Art. 22 RGPD). Los agentes de IA se limitan a automatizar el flujo de atención al cliente y soporte operativo.

11. Divulgación sobre Datos de la API de Google (Google Limited Use)

NeoStaff cumple estrictamente con la Política de Datos del Usuario de los Servicios de la API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se adherirá a la Política de datos del usuario de los servicios de la API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. Específicamente, en relación con la integración de Google Calendar:

• No transferimos: No vendemos, alquilamos ni transferimos datos obtenidos de Google Calendar a terceros, ni los utilizamos para servir publicidad.
• Uso restringido: Los permisos solicitados (calendar.readonly y calendar.events) se utilizan exclusivamente para permitir que la plataforma consulte la disponibilidad del usuario y programe citas automáticamente en su agenda.

12. Actualizaciones y Modificaciones

NeoStaff se reserva el derecho de revisar y modificar la presente Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o a cambios en las funcionalidades de nuestro SaaS. Las actualizaciones significativas serán notificadas a los Clientes activos a través de correo electrónico o mediante un aviso en la plataforma.

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